Protocol omgaan met persoonsgegevens

Met het indienen van een aanvraag om een bijdrage wordt toestemming gegeven om naam, adres en omstandigheden van de aanvrager te delen met alle bestuursleden van Stichting het Sint Anthonie Gilde en de persoonsgegevens als volgt te verwerken.

Persoonsgegevens worden alleen gebruikt voor het uitwisselen van informatie met betrekking tot de aanvraag om een bijdrage. De bestuursleden die inzage hebben in de persoonsgegevens hebben de verplichting tot geheimhouding van deze persoonsgegevens tenzij een wettelijk voorschrift of de noodzaak om de aanvraag te kunnen beoordelen, uitwisseling van de persoonsgegevens vereist. Als de aanvraag om een bijdrage door een derde voor de indiener wordt ingediend, kunnen de genoemde bestuursleden bij deze derde nadere informatie inwinnen over de situatie van de indiener. Deze bestuursleden kunnen aan de indiener, of aan de derde die namens de indiener een aanvraag heeft ingediend, vragen om nadere informatie. Eventueel mogen de genoemde bestuursleden bij andere personen of organisaties informatie over de situatie van de indiener opvragen.

De naam of initialen van de indiener van de aanvraag worden opgenomen in de agenda voor de bestuursvergaderingen die meerdere keren per jaar worden gehouden en in de notulen die van deze vergaderingen worden gemaakt. Deze agenda en notulen worden via de e-mailadressen van de bestuursleden door de secretaris met hen uitgewisseld.

Naam en adres van de indiener van de aanvraag zijn in ieder geval bekend bij het bestuurslid dat de aanvraag in behandeling neemt. Bij het toekennen van een bijdrage registreert de penningmeester het rekeningnummer waarop de bijdrage moet worden betaald.

Indien de aanvraag om een bijdrage wordt gehonoreerd, komt de naam van de indiener voor op een lijst die de penningmeester bij houdt van alle bijdragen die Stichting het Sint Anthonie Gilde in de loop van de jaren heeft toegekend.

De stichting heeft een bewaartermijn van ten minste zeven jaar. Daarna kunnen gegevens bewaard blijven, met name vanwege het behoud van de historisch gegevens van de stichting.

Het bestuur kan persoonsgegevens in handen geven van het gemeentelijke streekarchief onder voorwaarden van de Archiefwet en de Algemene verordening gegevensbescherming.

De indiener van een aanvraag wiens persoonsgegevens worden bewaard heeft recht op inzage.